别再被“订单告知函范文”坑了！老合同教你避开法律雷区
订单告知函：别让“范文”毁了你的生意
大家好，我是“老合同”。最近总有朋友问我，网上那些“订单告知函范文”靠谱吗？我只能说，与其指望那些千篇一律的玩意儿，不如多花点心思在合同本身。那些所谓的“范文”，很多都是东拼西凑，缺乏实际价值，甚至暗藏法律风险。一不小心，轻则损失钱财，重则官司缠身。
那些年，我们踩过的“范文”坑
下面，我就来扒一扒那些“订单告知函范文”的皮，看看它们到底有哪些坑。
案例一：
某小型贸易公司A（以下简称A公司）从国外进口一批电子元件，由于国际形势变化，上游供应商突然宣布涨价。A公司无奈，只能向国内客户B公司发送了一份“订单告知函”，内容如下：
尊敬的B公司：
非常感谢贵公司一直以来的支持。由于近期国际市场波动，原材料价格上涨，我司不得不对订单XXXX的价格进行调整，调整幅度为5%。
请贵公司尽快确认是否接受调整后的价格。
A公司
风险点：
- 缺少不可抗力免责条款： 告知函中只提到了“国际市场波动”，却没有明确约定因不可抗力导致的价格调整，可能导致A公司承担不必要的违约责任。万一供应商后续再次涨价或者直接断供，A公司就很难脱身了。
- 价格调整依据不明确： 5%的涨幅是如何计算出来的？A公司没有提供任何依据，B公司完全可以质疑其合理性，甚至以此为借口拒收货物。
案例二：
一家服装生产企业C（以下简称C公司）向客户D公司发送了一份“订单告知函”，告知其订单的部分款式需要更换面料，内容如下：
尊敬的D公司：
贵公司订单XXXX中的部分款式，由于原面料缺货，需要更换为类似面料。
特此告知。
C公司
风险点：
- “类似面料”定义模糊： 什么是“类似面料”？成分、质地、颜色、手感……这些关键指标都没有明确说明，很容易引发后续的质量争议。D公司完全可以说，更换后的面料与原定标准不符，要求C公司承担违约责任。
- 缺少确认环节： C公司只是单方面告知，没有要求D公司确认是否接受更换面料。万一D公司对更换后的面料不满意，C公司就可能面临拒收货物的风险。
“老合同”的实用建议：让告知函真正保护你
那么，如何才能避免上述风险，让“订单告知函”真正起到保护作用呢？我的建议是：
- 明确不可抗力免责条款： 在告知函中明确约定，因战争、自然灾害、政府政策等不可抗力因素导致的价格调整或交货延误，我方不承担违约责任。同时，要提供相关的证明材料，比如政府公告、气象报告等。
- 提供价格调整的详细依据： 如果需要调整价格，一定要提供详细的成本核算表，包括原材料价格、运输费用、人工成本等。最好能附上供应商的涨价通知，以增强说服力。
- 详细描述货物规格和质量标准： 对于涉及货物规格、质量的变更，一定要详细描述变更后的情况，包括材质、型号、颜色、尺寸、执行标准等。最好能附上产品的图片或技术参数，并要求对方确认并签字盖章。
- 增加确认环节： 任何重要的变更，都必须经过对方的确认。可以在告知函中明确要求对方在收到函件后X天内回复，逾期未回复则视为默认接受。或者，直接要求对方签字盖章确认。
- 明确付款方式和结算周期： 告知函中要明确约定付款方式（比如电汇、信用证）、结算周期（比如月结、季度结）以及逾期付款的违约责任。这可以有效避免企业资金周转困难。
例如，针对案例一，A公司可以这样修改告知函：
尊敬的B公司：
非常感谢贵公司一直以来的支持。由于近期国际形势紧张，原材料价格大幅上涨（详见附件：供应商涨价通知），导致我司成本增加。根据双方合同第X条约定，因不可抗力因素导致成本增加，我方有权调整订单价格。现经核算，订单XXXX的价格需调整5%，调整后的价格为XXXX元。
请贵公司在收到本函后3个工作日内确认是否接受调整后的价格。逾期未回复，视为默认接受。
A公司
针对案例二，C公司可以这样修改告知函：
尊敬的D公司：
贵公司订单XXXX中的部分款式（款式编号：XXX），由于原面料（面料名称：XXX，材质：XXX，型号：XXX）缺货，需要更换为类似面料（面料名称：YYY，材质：YYY，型号：YYY，色号：YYY，克重：YYY，成分：YYY，详见附件：面料样品）。
请贵公司确认是否接受更换面料。如贵公司对更换后的面料有任何疑问，请在收到本函后3个工作日内提出。如贵公司未在3个工作日内提出异议，则视为接受更换面料。
C公司
高级玩家的法律技巧
除了上述基本建议，我还想分享一些更高级的法律技巧，希望能帮助大家更好地维护自身权益。
- 利用缔约过失责任： 如果对方在合同签订过程中存在过错，比如隐瞒重要信息、提供虚假材料等，你可以利用“缔约过失责任”原则，在告知函中暗示对方已存在违约行为，从而增加谈判筹码。当然，这需要你有足够的证据支持。
- 合理使用格式条款： 格式条款并非完全不能用，关键在于如何用。你可以将一些对你有利的条款，以“不显眼”的方式放在告知函中，比如字体缩小、颜色变淡等，从而降低对方的警惕性。但要注意，过于“霸道”的格式条款可能会被认定为无效。
总结：别再迷信“范文”了！
总而言之，订单告知函虽然看似简单，但其中蕴含的法律风险却不容忽视。与其在网上寻找那些“万能”的范文，不如花点钱请个靠谱的律师，根据自身情况，量身定制一份真正能够保护自身权益的订单告知函。毕竟，亡羊补牢，为时未晚。但如果一开始就掉进坑里，那可就后悔莫及了。